Trần Trọng Luân
Guest
In bị sai, lỗi tại ai? Thông thường, câu trả lời là do anh Designer, nghe thương cảm làm sao!
Nhưng suy cho cùng, cả Marketer và Designer đang “ngồi chung trên một con thuyền”, vậy nên bạn hãy chú ý đế giúp “anh ấy” hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, còn chuyện ”hên xui”… tính sau. Bạn sẽ tìm thấy khá nhiều những lời khuyên hữu ích khi làm việc với designer – người luôn sát cánh với bạn thông qua những lưu ý sau đây:
1. Hệ màu, hệ màu và hệ màu…
Có 2 hệ màu thường được sử dụng: RGB và CMYK
Phần lớn các ứng dụng đồ họa như CorelDraw, Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator v.v… đều dùng hệ màu CMYK trong thiết kế in ấn. Do đó hãy sử dụng hệ CMYK ngay từ đầu trong thiết kế để tránh vào phút cuối mà quên chuyển từ màu RGB sang CMYK. Trong một vài trường hợp, màu sẽ bị tái khi chuyển từ RGB sang CMYK. Lúc đó phải xử lý lại, khổ lắm…
2. Độ phân giải
Trước hết, các bạn nên biết rằng hình ảnh do vô số các chấm vuông nhỏ (pixel) kết hợp lại:
Số pixel trên diện tích 1 inch sẽ được gọi là dpi mà designer thường gọi là độ phân giải.
VD: Độ phân giải 300 dpi nghĩa là trên 1 diện tích là 1 inch thì có 300 “thằng ô vuông” nhỏ nhỏ. Độ phân giải 72 dpi là có 72 “thằng ô vuông” trên 1 inch.
Số điểm ảnh trên 1 inch càng nhiều thì ảnh càng mịn, ngược lại,càng ít thì càng bị “rổ”!
Chúng ta quan tâm đến độ phân giải vì nguồn hình ảnh trên Internet là một lợi thế khiến cho việc tìm hình ảnh trở nên đơn giản và nhanh hơn, nhưng đa phần độ phân giải của những hình ấy chỉ 72 dpi. Do độ phân giải không cao nên những hình đó chỉ thích hợp khi chúng ta muốn in hình ra với kích thước nhỏ (300×400 chẳng hạn)
VD: In trên khổ giấy A4, hình có kích thước nhỏ 300 x 400 thì vẫn đáp ứng được độ phân giải. Nhưng cũng với độ phân giải này, mang đi in offset khổ A3 hoặc A2 thì hình sẽ bị vỡ (không sắc nét):
Hình sử dụng trong thiết kế in ấn chuẩn phải là 300 dpi trở lên.
Vì vậy, các bạn phải luôn cẩn thận “kiểm tra, nhắc nhở” các anh Designer về việc này, đừng du di việc bể hình là “chuyện nhỏ”. Thà lấy hình không đẹp bằng nhưng độ phân giải cao chứ đừng chọn hình đẹp nhưng in ra thì bị bể, rất không chuyên nghiệp.
3. Link (liên kết hình ảnh)
Link là một chức năng giống như Insert Image trong Microsoft Office. Chức năng này được sử dụng trong một số phần mềm thiết kế đồ họa chuyên nghiệp như Adobe Illustrator.
Ưu điểm: khi bạn sửa hình ảnh gốc (đã link) thì hình ảnh trong mẫu thiết kế cũng thay đổi theo (không cần mở và chỉnh sửa lại một lần nữa). Cũng chính vì lý do này mà khi ảnh gốc hoặc mẫu thiết kế chuyển sang 1 folder khác thì xem như đường dẫn bị lỗi.
Hình ảnh khi bị lỗi link:
Các marketer nhớ nhắc nhở cộng sự của mình ngắt link hình ảnh hoặc chèn hình hẳn vào mẫu luôn (Trong Illustrator gọi là place). Hoặc muốn biết mẫu thiết kế có còn “link” không, sao khi chép file ra CD, chuyển 1 máy khác mở đúng file đó. Nếu bật lên là một lỗ trống trắng tinh, có 2 đường chéo ngay vị trí hình thì biết đó là… xuất file lại đi nhé!
4. Font chữ
Font là kiểu chữ, loại chữ sử dụng trong mẫu thiết kế.
Font chữ chỉ bị lỗi khi chuyển từ máy A (có loại font đó) sang máy B (không có loại font đó). Vì vậy, hãy convert font trong file thiết kế, hoặc chép theo những bộ font đã sử dụng:
5. Lỗi chính tả
Chẳng phải Designer không quan tâm mà vì họ “quen hơi” với mẫu thiết kế nên ít khi nhận ra. Chúng ta hãy cùng kiểm tra lỗi chính tả với các anh ấy để tránh mâu thuẫn sau đây nhé:
6. In từ đĩa CD
Ghi file ra CD, sau đó hãy dùng chính CD đó để in.
Nhiều người có thói quen ghi CD và chép file vô USB. Khi in thì dùng file trong USB, trong một vài trường hợp có thể in nhầm file chưa hoàn chỉnh. Tốt nhất là ghi CD nào, in bằng CD đó.
7. Màu thiết kế khác nhau
Các bạn lưu ý một số điều sau:
- Màu của mẫu thiết kế hiển thị trên màn hình mỗi máy khác nhau.
- Màu sắc máy in phun trong công ty hoàn toàn khác so với loại được in sản phẩm (bài 2 đã từng đề cập về khía cạnh này nhưng với cách sử dụng Giấy).
- Màu sắc trên máy in proof (in test) cũng khác nhau so với sản phẩm thật.
- Ngay cả màu sắc khi in trên cùng 1 máy cũng khác nhau khi in trước, in sau. VD: Tờ in thứ 150 có thể khác so với tờ thứ 3000…
Khách hàng ngạc nhiên là điều bình thường, hãy bày tỏ với họ về điều này trước. Không nên nói quá nhiều về sự hoàn hảo tuyệt đối của sản phẩm là chất lượng tốt nhất. Phần này hãy lưu ý bản in duyệt mẫu có chất lượng gần như sản phẩm thật.
Hãy soạn sẵn nội dung (chỉ cần ký duyệt) như sau trên bản in ký duyệt: “Tôi đồng ý in ấn với nội dung và mẫu thiết kế này”. Nhấn mạnh đến việc màu sắc có thể khác đi 3-5% do ảnh hưởng giấy (Đậm hơn, nhạt hơn)…Bên cạnh đó, do chất lượng in không ổn định như thế nên phải tính đến việc bù hao giấy cho những sản phẩm không đạt (phải bỏ).
Ví dụ: Sản phẩm cuối cùng là 1000 tờ leaflet, khi in có thể bù hao 200-300 tờ, điều này còn phụ thuộc rất nhiều khi hiệu chỉnh mực in của nhà in.
8. Nên xuất loại file gì?
Việc xuất file phụ thuộc vào mức độ “chuyên nghiệp” của Designer rất nhiều, hoặc có thể do mức độ quan trọng của sản phẩm mà bạn xuất file. Chúng ta có thể liệt ra một số cách xuất file sau:
- Xuất chỉ 1 file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Có thể sử dụng trong việc in văn phòng, in hiflex kỹ thuật số, in PP…).
- Xuất file gốc đã convert font + file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Đây là cách thường thấy trong in ấn. File gốc để in, file hình ảnh JPG để xem và đối chiếu).
- Xuất file gốc đã convert font + file có đuôi “.dpf” (file nào cũng có thể in, tùy theo mức độ và chất lượng).
- Trọn bộ: File gốc chưa convert font + Bộ font chữ sử dụng trong mẫu thiết kế + File có đuôi “.dpf” + file có đuôi “.JPG” + Hình ảnh link trong mẫu thiết kế. (Có thể đóng gói theo cách lưu tất cả file riêng lẻ vào 1 folder hoặc nếu đang thiết kế trong chương trình Indesign thì nó sẽ tự động xuất ra trọn bộ vào 1 folder).
9. Nhầm lẫn khi lấy CD in ấn
Đặt tên file cũng cần đến kỹ năng và kinh nghiệm nữa đó nha! Một mẫu thiết kế có rất nhiều lần chỉnh sửa theo thời gian do đó TYM đề xuất cách lưu file theo cú pháp như sau:
Tên công ty_Tên Sản phẩm_Phiên bản_Năm tháng ngày:
Trong lúc xuất file, tình hình tương đối căng thẳng, có khi phải ghi đến 2, 3 CD do chỉnh sửa liên tục. Thế nên, đĩa nào ghi xong mà file bị lỗi thì loại ngay (vứt sọt rác), không đặt lung tung trên bàn. Tránh tình trạng cầm nhầm. File trong CD sửa rồi không lấy, lấy trúng cái chưa sửa mà bụng đinh ninh rằng đó là file cuối. Khi cầm trên tay sản phẩm của mình mới tá hỏa!
10. Nhãn CD rõ ràng, dễ hiểu
CD chứa file in nên có nhãn được viết với nội dung tương tự như mẫu sau:
Công ty XYZ
Sản phẩm OPQ
Ngày tháng năm xuất file
Liên lạc
10 lưu ý trên không phải bao gồm tất cả những trường hợp mà Marketer chúng ta sẽ phải đối mặt bởi “chuyện trong giang hồ” thì không biết bao nhiêu là đủ. Do đó, nếu đang bối rối hay bức xúc vì một tai nạn ngoài dự kiến khi in ấn, bạn hãy chia sẻ cùng chúng tôi và mọi người để nhận những lời khuyên cũng như để chuyên đề càng đầy đủ và hữu ích hơn nữa nhé!
Nhưng suy cho cùng, cả Marketer và Designer đang “ngồi chung trên một con thuyền”, vậy nên bạn hãy chú ý đế giúp “anh ấy” hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, còn chuyện ”hên xui”… tính sau. Bạn sẽ tìm thấy khá nhiều những lời khuyên hữu ích khi làm việc với designer – người luôn sát cánh với bạn thông qua những lưu ý sau đây:
1. Hệ màu, hệ màu và hệ màu…
Có 2 hệ màu thường được sử dụng: RGB và CMYK
Phần lớn các ứng dụng đồ họa như CorelDraw, Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator v.v… đều dùng hệ màu CMYK trong thiết kế in ấn. Do đó hãy sử dụng hệ CMYK ngay từ đầu trong thiết kế để tránh vào phút cuối mà quên chuyển từ màu RGB sang CMYK. Trong một vài trường hợp, màu sẽ bị tái khi chuyển từ RGB sang CMYK. Lúc đó phải xử lý lại, khổ lắm…
2. Độ phân giải
Trước hết, các bạn nên biết rằng hình ảnh do vô số các chấm vuông nhỏ (pixel) kết hợp lại:
Số pixel trên diện tích 1 inch sẽ được gọi là dpi mà designer thường gọi là độ phân giải.
VD: Độ phân giải 300 dpi nghĩa là trên 1 diện tích là 1 inch thì có 300 “thằng ô vuông” nhỏ nhỏ. Độ phân giải 72 dpi là có 72 “thằng ô vuông” trên 1 inch.
Số điểm ảnh trên 1 inch càng nhiều thì ảnh càng mịn, ngược lại,càng ít thì càng bị “rổ”!
Chúng ta quan tâm đến độ phân giải vì nguồn hình ảnh trên Internet là một lợi thế khiến cho việc tìm hình ảnh trở nên đơn giản và nhanh hơn, nhưng đa phần độ phân giải của những hình ấy chỉ 72 dpi. Do độ phân giải không cao nên những hình đó chỉ thích hợp khi chúng ta muốn in hình ra với kích thước nhỏ (300×400 chẳng hạn)
VD: In trên khổ giấy A4, hình có kích thước nhỏ 300 x 400 thì vẫn đáp ứng được độ phân giải. Nhưng cũng với độ phân giải này, mang đi in offset khổ A3 hoặc A2 thì hình sẽ bị vỡ (không sắc nét):
Hình sử dụng trong thiết kế in ấn chuẩn phải là 300 dpi trở lên.
Vì vậy, các bạn phải luôn cẩn thận “kiểm tra, nhắc nhở” các anh Designer về việc này, đừng du di việc bể hình là “chuyện nhỏ”. Thà lấy hình không đẹp bằng nhưng độ phân giải cao chứ đừng chọn hình đẹp nhưng in ra thì bị bể, rất không chuyên nghiệp.
3. Link (liên kết hình ảnh)
Link là một chức năng giống như Insert Image trong Microsoft Office. Chức năng này được sử dụng trong một số phần mềm thiết kế đồ họa chuyên nghiệp như Adobe Illustrator.
Ưu điểm: khi bạn sửa hình ảnh gốc (đã link) thì hình ảnh trong mẫu thiết kế cũng thay đổi theo (không cần mở và chỉnh sửa lại một lần nữa). Cũng chính vì lý do này mà khi ảnh gốc hoặc mẫu thiết kế chuyển sang 1 folder khác thì xem như đường dẫn bị lỗi.
Hình ảnh khi bị lỗi link:
Các marketer nhớ nhắc nhở cộng sự của mình ngắt link hình ảnh hoặc chèn hình hẳn vào mẫu luôn (Trong Illustrator gọi là place). Hoặc muốn biết mẫu thiết kế có còn “link” không, sao khi chép file ra CD, chuyển 1 máy khác mở đúng file đó. Nếu bật lên là một lỗ trống trắng tinh, có 2 đường chéo ngay vị trí hình thì biết đó là… xuất file lại đi nhé!
4. Font chữ
Font là kiểu chữ, loại chữ sử dụng trong mẫu thiết kế.
Font chữ chỉ bị lỗi khi chuyển từ máy A (có loại font đó) sang máy B (không có loại font đó). Vì vậy, hãy convert font trong file thiết kế, hoặc chép theo những bộ font đã sử dụng:
5. Lỗi chính tả
Chẳng phải Designer không quan tâm mà vì họ “quen hơi” với mẫu thiết kế nên ít khi nhận ra. Chúng ta hãy cùng kiểm tra lỗi chính tả với các anh ấy để tránh mâu thuẫn sau đây nhé:
Không phải chuyện tiếu lâm, trên là đối thoại thật 100% của chị chủ nhà in trên đường Trần Hưng Đạo và anh designer mà tôi “nghe vô tình” khi đi in cách đây nửa năm. Rõ ràng khi bộn bề công việc thì những lỗi ngớ ngẩn về chính tả, con số… sẽ không được chú ý lắm do đó Marketer phải hết sức tỉnh táo kiểm tra giùm các Designer để tránh lãng phí in lại 1 lần nữa. Trong câu chuyện trên, anh Designer ấy phải in ra thêm 1 số “0″ nữa và dán lên, in ra một mảng màu xanh để dán đè lên dấu “,”; đó là cách “chữa cháy” tiết kiệm nhất về phía nhà in, còn khách hàng có đồng ý không thì tôi không được biết nhưng e là khó tránh phải in lại vì kết quả trông không được đẹp lắm (theo ý kiến cá nhân).
6. In từ đĩa CD
Ghi file ra CD, sau đó hãy dùng chính CD đó để in.
Nhiều người có thói quen ghi CD và chép file vô USB. Khi in thì dùng file trong USB, trong một vài trường hợp có thể in nhầm file chưa hoàn chỉnh. Tốt nhất là ghi CD nào, in bằng CD đó.
7. Màu thiết kế khác nhau
Các bạn lưu ý một số điều sau:
- Màu của mẫu thiết kế hiển thị trên màn hình mỗi máy khác nhau.
- Màu sắc máy in phun trong công ty hoàn toàn khác so với loại được in sản phẩm (bài 2 đã từng đề cập về khía cạnh này nhưng với cách sử dụng Giấy).
- Màu sắc trên máy in proof (in test) cũng khác nhau so với sản phẩm thật.
- Ngay cả màu sắc khi in trên cùng 1 máy cũng khác nhau khi in trước, in sau. VD: Tờ in thứ 150 có thể khác so với tờ thứ 3000…
Hãy soạn sẵn nội dung (chỉ cần ký duyệt) như sau trên bản in ký duyệt: “Tôi đồng ý in ấn với nội dung và mẫu thiết kế này”. Nhấn mạnh đến việc màu sắc có thể khác đi 3-5% do ảnh hưởng giấy (Đậm hơn, nhạt hơn)…Bên cạnh đó, do chất lượng in không ổn định như thế nên phải tính đến việc bù hao giấy cho những sản phẩm không đạt (phải bỏ).
Ví dụ: Sản phẩm cuối cùng là 1000 tờ leaflet, khi in có thể bù hao 200-300 tờ, điều này còn phụ thuộc rất nhiều khi hiệu chỉnh mực in của nhà in.
8. Nên xuất loại file gì?
Việc xuất file phụ thuộc vào mức độ “chuyên nghiệp” của Designer rất nhiều, hoặc có thể do mức độ quan trọng của sản phẩm mà bạn xuất file. Chúng ta có thể liệt ra một số cách xuất file sau:
- Xuất chỉ 1 file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Có thể sử dụng trong việc in văn phòng, in hiflex kỹ thuật số, in PP…).
- Xuất file gốc đã convert font + file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Đây là cách thường thấy trong in ấn. File gốc để in, file hình ảnh JPG để xem và đối chiếu).
- Xuất file gốc đã convert font + file có đuôi “.dpf” (file nào cũng có thể in, tùy theo mức độ và chất lượng).
- Trọn bộ: File gốc chưa convert font + Bộ font chữ sử dụng trong mẫu thiết kế + File có đuôi “.dpf” + file có đuôi “.JPG” + Hình ảnh link trong mẫu thiết kế. (Có thể đóng gói theo cách lưu tất cả file riêng lẻ vào 1 folder hoặc nếu đang thiết kế trong chương trình Indesign thì nó sẽ tự động xuất ra trọn bộ vào 1 folder).
9. Nhầm lẫn khi lấy CD in ấn
Đặt tên file cũng cần đến kỹ năng và kinh nghiệm nữa đó nha! Một mẫu thiết kế có rất nhiều lần chỉnh sửa theo thời gian do đó TYM đề xuất cách lưu file theo cú pháp như sau:
Tên công ty_Tên Sản phẩm_Phiên bản_Năm tháng ngày:
Lưu theo cách này sẽ có ưu điểm là các file tự động sắp xếp theo thời gian, dễ tìm, dễ quản lý… (Nếu bạn nào có cách lưu khác hữu hiệu hơn nhớ gửi về cho TYM để cùng chia sẻ với các bạn nhé!)
Trong lúc xuất file, tình hình tương đối căng thẳng, có khi phải ghi đến 2, 3 CD do chỉnh sửa liên tục. Thế nên, đĩa nào ghi xong mà file bị lỗi thì loại ngay (vứt sọt rác), không đặt lung tung trên bàn. Tránh tình trạng cầm nhầm. File trong CD sửa rồi không lấy, lấy trúng cái chưa sửa mà bụng đinh ninh rằng đó là file cuối. Khi cầm trên tay sản phẩm của mình mới tá hỏa!
10. Nhãn CD rõ ràng, dễ hiểu
CD chứa file in nên có nhãn được viết với nội dung tương tự như mẫu sau:
Công ty XYZ
Sản phẩm OPQ
Ngày tháng năm xuất file
Liên lạc
10 lưu ý trên không phải bao gồm tất cả những trường hợp mà Marketer chúng ta sẽ phải đối mặt bởi “chuyện trong giang hồ” thì không biết bao nhiêu là đủ. Do đó, nếu đang bối rối hay bức xúc vì một tai nạn ngoài dự kiến khi in ấn, bạn hãy chia sẻ cùng chúng tôi và mọi người để nhận những lời khuyên cũng như để chuyên đề càng đầy đủ và hữu ích hơn nữa nhé!