Nguyễn Thị Thúy Hằng
Moderator
IV. Mẹo hữu ích để quản lý dự án thành công
1. Đầu tư ngay từ giai đoạn khởi động và lập kế hoạch
Bằng cách thiết lập, đồng bộ hóa và thống nhất các khía cạnh chính như: tính ưu tiên, mục tiêu và yêu cầu của tổ chức ngay từ sớm, những người làm dự án sẽ giảm thiểu được khả năng nhầm lẫn các khái niệm này về sau, rạch ròi hơn trong việc xác định từng hạng mục và phân chia trách nhiệm trong dự án.
2. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp
Mẹo thứ hai để quản lý dự án thành công là tìm ra phương pháp quản lý phù hợp. Có môt số phương pháp phổ biển như Agile, Waterfall, Scrum… Tùy vào đặc thù, lĩnh vực, tiến độ hoàn thành của mỗi dự án…, sẽ có những lựa chọn khác nhau về mô hình quản lý phù hợp.
3. Thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch
Sự minh bạch là cần thiết trong quản lý dự án bởi dự án nào cũng có những sự phức tạp và nhạy cảm nhất định. Nhà quản lý và các thành viên cần trao đổi thông tin rõ ràng về các mục tiêu, KPI, kế hoạch của từng nhân sự… Một cách để đạt được điều này là tạo cơ hội cho mọi nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch – giai đoạn thứ 2 trong quy trình quản lý.
4. Chú trọng đến lịch trình làm việc
Người quản lý cần tạo lịch trình làm việc phù hợp với khối lượng công việc của dự án cũng như từng cá nhân, thời gian kết thúc dự án dự kiến. Sau đó, truyền thông rõ ràng cho nhóm để mọi người cùng nắm được lịch làm việc của mình, giúp giảm thiểu sự chậm trễ và những thiệt hại khác do trễ tiến độ gây ra.
5. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Quản lý nguồn lực là một nguyên tắc quan trọng của quản lý dự án, bao gồm quá trình từ lập kế hoạch trước, lên lịch trình và phân bổ nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả. Nguồn lực được hiểu là mọi tài nguyên tham gia vào quá trình hoạt động dự án bao gồm: con người, vốn và của cải vật chất khác.
6. Thu hút các bên liên quan tham gia
Các bên liên quan có thể là khách hàng, người dùng sản phẩm nội bộ, nhà thầu, chủ đầu tư… Mỗi bên liên quan có chức năng, vai trò nhất định khi tham gia vào dự án và sẽ là những thành phần không thể thiếu, tạo nên thành công cuối cùng cho dự án của toàn đội.
7. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Không công ty nào có thể quản lý thành công nếu hệ thống quản lý và trao đổi thông tin của họ chỉ được xây dựng trên một mạng lưới các bảng tính và email. Đây là cách làm thủ công, không có hiệu quả về cộng tác và lưu trữ dài hạn. Phần mềm quản lý dự án là yếu tố bắt buộc đưa tới thành công cho các dự án.
V. Các mô hình quản lý dự án
1. Waterfall – mô hình thác nước
Là mô hình quản lý dự án liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.
2. Agile – quản trị linh hoạt
Là mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
Cũng có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.
3. Lean – quản trị tinh gọn
Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.
4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án
Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Song, nhược điểm là Six Sigma tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.
1. Đầu tư ngay từ giai đoạn khởi động và lập kế hoạch
Bằng cách thiết lập, đồng bộ hóa và thống nhất các khía cạnh chính như: tính ưu tiên, mục tiêu và yêu cầu của tổ chức ngay từ sớm, những người làm dự án sẽ giảm thiểu được khả năng nhầm lẫn các khái niệm này về sau, rạch ròi hơn trong việc xác định từng hạng mục và phân chia trách nhiệm trong dự án.
2. Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp
Mẹo thứ hai để quản lý dự án thành công là tìm ra phương pháp quản lý phù hợp. Có môt số phương pháp phổ biển như Agile, Waterfall, Scrum… Tùy vào đặc thù, lĩnh vực, tiến độ hoàn thành của mỗi dự án…, sẽ có những lựa chọn khác nhau về mô hình quản lý phù hợp.
3. Thúc đẩy văn hóa làm việc minh bạch
Sự minh bạch là cần thiết trong quản lý dự án bởi dự án nào cũng có những sự phức tạp và nhạy cảm nhất định. Nhà quản lý và các thành viên cần trao đổi thông tin rõ ràng về các mục tiêu, KPI, kế hoạch của từng nhân sự… Một cách để đạt được điều này là tạo cơ hội cho mọi nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch – giai đoạn thứ 2 trong quy trình quản lý.
4. Chú trọng đến lịch trình làm việc
Người quản lý cần tạo lịch trình làm việc phù hợp với khối lượng công việc của dự án cũng như từng cá nhân, thời gian kết thúc dự án dự kiến. Sau đó, truyền thông rõ ràng cho nhóm để mọi người cùng nắm được lịch làm việc của mình, giúp giảm thiểu sự chậm trễ và những thiệt hại khác do trễ tiến độ gây ra.
5. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Quản lý nguồn lực là một nguyên tắc quan trọng của quản lý dự án, bao gồm quá trình từ lập kế hoạch trước, lên lịch trình và phân bổ nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả. Nguồn lực được hiểu là mọi tài nguyên tham gia vào quá trình hoạt động dự án bao gồm: con người, vốn và của cải vật chất khác.
6. Thu hút các bên liên quan tham gia
Các bên liên quan có thể là khách hàng, người dùng sản phẩm nội bộ, nhà thầu, chủ đầu tư… Mỗi bên liên quan có chức năng, vai trò nhất định khi tham gia vào dự án và sẽ là những thành phần không thể thiếu, tạo nên thành công cuối cùng cho dự án của toàn đội.
7. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Không công ty nào có thể quản lý thành công nếu hệ thống quản lý và trao đổi thông tin của họ chỉ được xây dựng trên một mạng lưới các bảng tính và email. Đây là cách làm thủ công, không có hiệu quả về cộng tác và lưu trữ dài hạn. Phần mềm quản lý dự án là yếu tố bắt buộc đưa tới thành công cho các dự án.
V. Các mô hình quản lý dự án
1. Waterfall – mô hình thác nước
Là mô hình quản lý dự án liên tiếp, trong đó mỗi giai đoạn dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
Ứng dụng nhiều trong xây dựng, vì các dự án xây dựng có cách tiếp cận cố định, theo cấu trúc và ít thay đổi trong suốt quá trình thực hiện.
Giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh do công việc tại mỗi giai đoạn đều cần hoàn thành tuần tự và có bước kiểm tra lại.
Thiếu linh hoạt là nhược điểm lớn nhất của Waterfall bởi các giai đoạn cần hoàn thành đúng tuần tự và khi mỗi giai đoạn đã kết thúc sẽ rất khó khăn và tốn kém để quay lại thực hiện thay đổi.
2. Agile – quản trị linh hoạt
Là mô hình ưu tiên tính linh hoạt, chia nhỏ dự án thành các các chu kỳ con để tập trung cải tiến liên tục, từ đó phát triển, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
Cũng có thể ứng dụng trong dự án xây dựng nhưng phù hợp hơn với ngành công nghệ thông tin, bởi ngành này yếu tố thời gian là ưu tiên hàng đầu.
Agile tập trung tăng cường tương tác thường xuyên với khách hàng, lắng nghe để ứng phó với những thay đổi đột ngột.
3. Lean – quản trị tinh gọn
Lean là một mô hình quản trị tập trung vào việc tạo giá trị cho đối tác, khách hàng, loại bỏ tối đa những lãng phí trong quá trình sản xuất, xây dựng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Ưu điểm của Lean là giảm tối đa chi phí tồn kho, các hao phí không tạo ra giá trị.
Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của mô hình này bởi nó ảnh hưởng tới vấn đề cung ứng, khi chỉ có số lượng nhỏ hàng tồn kho được lưu trữ sẽ dễ gây gián đoạn trong quá trình xây dựng nếu như nhà cung ứng không đáp ứng đủ hàng liên tục.
4. Six Sigma – quản lý chất lượng dự án
Mục tiêu của Six Sigma là quản lý chất lượng, cải thiện các quy trình dự án, lường trước và ngăn ngừa các lỗi và vấn đề xảy ra ngay khi chưa phát sinh.
Six Sigma đòi hỏi cần có định hướng cụ thể và rõ ràng từ giai đoạn đầu, các thành viên dự án đi sâu phân tích và kiểm soát các tác nhân chính có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể.
Mô hình này giúp giảm thiểu tối đa lỗi và chi phí sửa hàng, tăng cường sự ổn định về quản trị, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Song, nhược điểm là Six Sigma tập trung nhiều vào chất lượng nên không tối ưu về chi phí, đòi hỏi đầu tư nhiều vào hệ thống máy móc, trang thiết bị, các khâu kiểm tra chất lượng chặt chẽ hơn.