Tài Lê
Active member
ERP hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là phần mềm cho phép các doanh nghiệp nhỏ thay thế các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu khác nhau của phòng ban bằng các chương trình để làm việc cùng nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất. Vậy Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP là gì.
Đặc trưng của phần mềm ERP
Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:
1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.
Ưu điểm của phần mềm ERP
Hợp nhất dữ liệu các phòng ban và quản lý dữ liệu tập trung
Mô tả: Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một cổng thông tin hợp nhất giữa toàn bộ các phòng ban. Thay vì kế toán làm việc trên phần mềm kế toán, nhân sự làm việc với phần mềm nhân sự – hành chính,… thì giờ đây các doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất 1 phần mềm là: phần mềm ERP. Nhân viên chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và lên một hệ thống chung
Lợi ích: Nhờ việc sử dụng chung phần mềm giữa các phòng ban nên giờ đây, mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác. Tất nhiên trong khả năng quyền hạn của mình (Phần mềm ERP cho phép phân quyền sử dụng đến từng vị trí cụ thể trong công ty).
Hơn nữa, sử dụng phần mềm ERP còn có thể giúp thu thập các số liệu để đưa ra báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn. Như vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo tính chính xác của số liệu báo cáo.
Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân viên
Mô tả: Nhờ có phần mềm ERP, bộ phận nhân sự và cấp quản lý doanh nghiệp không cần làm “giám thị” để giám sát thời gian cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên. Bởi đơn giản, mọi kết quả đều thể hiện rõ trên phần mềm. Giờ đây, quản lý có thể dễ dàng giao việc, kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên trên phần mềm.
Lợi ích: Lợi ích đầu tiên mà ai cũng có thể nhìn ra là tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản lý, từ đó giảm gánh nặng chi phí quản lý và việc gian lận khi tính lương cho nhân viên. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đánh giá đúng năng lực và mức độ đóng góp của từng nhân viên. Lợi ích này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn có đông nhân viên.
Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất
Mô tả: Cốt lõi của phần mềm ERP là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Nhờ vậy, bạn không phải ngồi hàng giờ để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Mà thay vào đó, mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau. Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc dễ dàng tra cứu, lần theo dấu vết trên hệ thống để phát hiện sai sót.
Lợi ích: Mọi số liệu trong doanh nghiệp đều đảm bảo chính xác ngay từ đầu sẽ làm tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng không phải đối mặt với các rủi ro về rò rỉ dữ liệu, bị đánh tráo thông tin; đảm bảo an toàn cho nguồn tài sản vô hình nhưng vô cùng đáng giá này.
Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch
Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, cái nhìn sâu sắc hơn là một lợi thế lớn của ERP. Triển khai bộ phần mềm ERP trên khắp các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn sự thật duy nhất, một hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Phần mềm này cung cấp cho bạn khả năng phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban, mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.
Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên
Cùng với giảm chi phí cho đầu tư một hệ thống CNTT và chi phí đào tạo, một hệ thống ERP có thể làm giảm thời gian và nỗ lực cần thiết cho lực lượng lao động trong các hoạt động hàng ngày của họ. Được triển khai đúng cách, một ERP có thể giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại, do đó giải phóng các thành viên trong nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu.
Nhược điểm của hệ thống ERP
Triển khai một hệ thống thống erp là doanh nghiệp chịu mạo hiểm với một khoản đầu tư lớn nên cần xác định rõ đâu là nhược điểm của giải pháp ERP để có biện pháp phòng tránh.
Chi phí đầu tư lớn
Ngay từ đầu, chi phí sử dụng hệ thống ERP đã là một rào cản đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay phần lớn các hệ thống ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai có giá dao động từ vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng. Còn đối với các hệ thống ERP do các công ty trong nước cung cấp dao động từ vài chục triệu để vài tỷ đồng, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa trở lên.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hệ thống ERP còn phát sinh nhiều chi phí ẩn khác như: chi phí nâng cấp lên công nghệ mới hơn, nâng cấp phần cứng, chi phí đào tạo, chi phí viết thêm…
Thời gian triển khai kéo dài
Nhược điểm này dễ thấy nhất ở các hệ thống ERP viết theo yêu cầu. Trên thực tế, quá trình triển khai hệ thống ERP viết theo yêu cầu (erp customize) trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm. Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn.
Lý do cho việc này là rào cản “văn hóa” của mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp. Bên cạnh đó, việc phải chạy thử hệ thống rồi sửa lại theo yêu cầu của doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều thời gian.
Yếu tố con người
Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Đây là một trong những rào cản rất lớn đối với thành công của hệ thống ERP.
Mặc dù, hệ thống ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì chỉ là lãng phí mà thôi. Nhiều nhân viên trong công ty không sẵn sàng thay đổi sẽ tìm cách chống đối, phá hoại hệ thống ERP.
Không thể thu lợi ngay khi triển khai hệ thống ERP
Hệ thống ERP chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự nên lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp không thể xuất hiện sau 1 tuần hay 1 tháng triển khai mà cần thời gian dài để kiểm chứng.
Sự phức tạp
Giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều khả năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phức tạp và khó sử dụng. Không có gì lạ khi các công ty bị cuốn vào tất cả tiềm năng của một hệ thống ERP nhưng không có kế hoạch đúng đắn cho việc triển khai. Một số doanh nghiệp có thể thấy mình có hệ thống quá lớn và phức tạp cho quy trình của họ, dẫn đến ROI kém. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không thể thuyết phục nhóm của mình áp dụng phần mềm do sự phức tạp.
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRUYỀN THÔNG MINARA
ĐỊA CHỈ:
- 182 Trần Bình Trọng, P.3, Q.5, Tp.HCM
- 27 Đường số 16, Trung Tâm Hành Chính Dĩ An, Bình Dương.
Điện thoại: 097.777.1060
Email: info@minara.vn
Website: www.minara.vn
Đặc trưng của phần mềm ERP
Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:
1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.
Ưu điểm của phần mềm ERP
Hợp nhất dữ liệu các phòng ban và quản lý dữ liệu tập trung
Mô tả: Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một cổng thông tin hợp nhất giữa toàn bộ các phòng ban. Thay vì kế toán làm việc trên phần mềm kế toán, nhân sự làm việc với phần mềm nhân sự – hành chính,… thì giờ đây các doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất 1 phần mềm là: phần mềm ERP. Nhân viên chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và lên một hệ thống chung
Lợi ích: Nhờ việc sử dụng chung phần mềm giữa các phòng ban nên giờ đây, mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác. Tất nhiên trong khả năng quyền hạn của mình (Phần mềm ERP cho phép phân quyền sử dụng đến từng vị trí cụ thể trong công ty).
Hơn nữa, sử dụng phần mềm ERP còn có thể giúp thu thập các số liệu để đưa ra báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn. Như vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo tính chính xác của số liệu báo cáo.
Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân viên
Mô tả: Nhờ có phần mềm ERP, bộ phận nhân sự và cấp quản lý doanh nghiệp không cần làm “giám thị” để giám sát thời gian cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên. Bởi đơn giản, mọi kết quả đều thể hiện rõ trên phần mềm. Giờ đây, quản lý có thể dễ dàng giao việc, kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên trên phần mềm.
Lợi ích: Lợi ích đầu tiên mà ai cũng có thể nhìn ra là tiết kiệm thời gian cho bộ phận quản lý, từ đó giảm gánh nặng chi phí quản lý và việc gian lận khi tính lương cho nhân viên. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đánh giá đúng năng lực và mức độ đóng góp của từng nhân viên. Lợi ích này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn có đông nhân viên.
Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất
Mô tả: Cốt lõi của phần mềm ERP là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. Nhờ vậy, bạn không phải ngồi hàng giờ để tìm lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Mà thay vào đó, mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau. Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc dễ dàng tra cứu, lần theo dấu vết trên hệ thống để phát hiện sai sót.
Lợi ích: Mọi số liệu trong doanh nghiệp đều đảm bảo chính xác ngay từ đầu sẽ làm tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng không phải đối mặt với các rủi ro về rò rỉ dữ liệu, bị đánh tráo thông tin; đảm bảo an toàn cho nguồn tài sản vô hình nhưng vô cùng đáng giá này.
Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch
Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, cái nhìn sâu sắc hơn là một lợi thế lớn của ERP. Triển khai bộ phần mềm ERP trên khắp các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn sự thật duy nhất, một hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Phần mềm này cung cấp cho bạn khả năng phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban, mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.
Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên
Cùng với giảm chi phí cho đầu tư một hệ thống CNTT và chi phí đào tạo, một hệ thống ERP có thể làm giảm thời gian và nỗ lực cần thiết cho lực lượng lao động trong các hoạt động hàng ngày của họ. Được triển khai đúng cách, một ERP có thể giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại, do đó giải phóng các thành viên trong nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu.
Nhược điểm của hệ thống ERP
Triển khai một hệ thống thống erp là doanh nghiệp chịu mạo hiểm với một khoản đầu tư lớn nên cần xác định rõ đâu là nhược điểm của giải pháp ERP để có biện pháp phòng tránh.
Chi phí đầu tư lớn
Ngay từ đầu, chi phí sử dụng hệ thống ERP đã là một rào cản đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện nay phần lớn các hệ thống ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai có giá dao động từ vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng. Còn đối với các hệ thống ERP do các công ty trong nước cung cấp dao động từ vài chục triệu để vài tỷ đồng, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa trở lên.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hệ thống ERP còn phát sinh nhiều chi phí ẩn khác như: chi phí nâng cấp lên công nghệ mới hơn, nâng cấp phần cứng, chi phí đào tạo, chi phí viết thêm…
Thời gian triển khai kéo dài
Nhược điểm này dễ thấy nhất ở các hệ thống ERP viết theo yêu cầu. Trên thực tế, quá trình triển khai hệ thống ERP viết theo yêu cầu (erp customize) trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm. Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn.
Lý do cho việc này là rào cản “văn hóa” của mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp. Bên cạnh đó, việc phải chạy thử hệ thống rồi sửa lại theo yêu cầu của doanh nghiệp cũng tốn rất nhiều thời gian.
Yếu tố con người
Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Đây là một trong những rào cản rất lớn đối với thành công của hệ thống ERP.
Mặc dù, hệ thống ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì chỉ là lãng phí mà thôi. Nhiều nhân viên trong công ty không sẵn sàng thay đổi sẽ tìm cách chống đối, phá hoại hệ thống ERP.
Không thể thu lợi ngay khi triển khai hệ thống ERP
Hệ thống ERP chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự nên lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp không thể xuất hiện sau 1 tuần hay 1 tháng triển khai mà cần thời gian dài để kiểm chứng.
Sự phức tạp
Giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều khả năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phức tạp và khó sử dụng. Không có gì lạ khi các công ty bị cuốn vào tất cả tiềm năng của một hệ thống ERP nhưng không có kế hoạch đúng đắn cho việc triển khai. Một số doanh nghiệp có thể thấy mình có hệ thống quá lớn và phức tạp cho quy trình của họ, dẫn đến ROI kém. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không thể thuyết phục nhóm của mình áp dụng phần mềm do sự phức tạp.
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
- Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
- Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.
Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TRUYỀN THÔNG MINARA
ĐỊA CHỈ:
- 182 Trần Bình Trọng, P.3, Q.5, Tp.HCM
- 27 Đường số 16, Trung Tâm Hành Chính Dĩ An, Bình Dương.
Điện thoại: 097.777.1060
Email: info@minara.vn
Website: www.minara.vn